Pernah nggak sih kamu kesulitan saat menulis email dalam bahasa Inggris? Menyusun sebuah email dengan bahasa Inggris yang formal dalam acara yang bersifat resmi tidaklah mudah. Penulisan isi email dalam kondisi demikian membutuhkan ketelitian, diksi yang baik, dan kemampuan menerjemahkan kata yang mumpuni, karena setelah sebuah email dikirim, ia tidak dapat dihapus atau ditarik kembali. Untuk kasus tertentu, email bahkan dapat digunakan sebagai dasar hukum ataupun bukti dalam persidangan. Dengan demikian, meminimalisir kesalahan merupakan hal yang esensial dalam menjaga reputasi atau kredibilitasmu sebagai pengirim email dan juga lembaga atau perusahaan yang kamu wakilkan dalam email tersebut. Agar kamu dapat melakukan hal tersebut, yuk kita simak caranya di bawah ini!
Aturan Dasar Dalam Menuliskan Email Resmi Berbahasa Inggris
Untuk menuliskan sebuah email dalam bahasa Inggris dengan benar, jangan terlalu berimprovisasi! Hindari kesalahan fatal yang dapat merusak keseluruhan isi emailmu dengan memperhatikan berbagai hal di bawah ini:
WSE GO (Wall Street Goes Online) Ajak Belajar #dirumahaja
1. Subyek
Subyek merupakan hal pertama yang dilihat oleh si penerima email, sehingga apabila kamu tidak menuliskannya dengan benar dan jelas, dapat mengakibatkan si penerima email langsung menghapusnya tanpa membukanya terlebih dahulu. Tuliskan subyek emailmu sesingkat dan sejelas mungkin, dengan kata-kata yang dapat menarik perhatian si penerima email dalam sekali baca.
2. Gaya
Tidak seperti bahasa lain, gaya penulisan email dalam bahasa Inggris membutuhkan kata-kata atau kalimat yang singkat dan struktur kalimat yang sederhana. Pisahkan teksmu ke dalam dua atau tiga paragraf sehingga memudahkan para pembaca untuk mengetahui poin penting yang ingin kamu sampaikan.
3. Sopan Santun
Saat kamu menulis email dalam bahasa Inggris, kamu tidak hanya menggunakan bahasanya tetapi juga budaya dan kebiasaannya. Para penutur asli bahasa Inggris umumnya suka menggunakan kalimat yang menunjukkan sopan santun dan tata krama saat berkorespondensi melalui email. Pelajari dan gunakan kosakata bahasa Inggris seperti regards, yours sincerely, dan lain sebagainya dalam emailmu.
4. Biasakan Mengecek
Jangan pernah mengirim email tanpa mengecek ulang atau membaca kembali apa yang sudah kamu tulis. Kesalahan dalam grammar, typo, dan lain sebagainya merupakan hal yang sering terjadi dan dapat membuatmu terlihat tidak profesional dan ceroboh. Semua hal tersebut dapat dihindari jika kamu lebih teliti sebelum mengirim. Maka, biasakanlah mengecek kembali sebelum mengirim.
5. Signature
Pastikan email yang kamu kirim berisi informasi penting mengenai dirimu atau perusahaanmu pada bagian Signature di bawah. Hal yang sebaiknya kamu sertakan dalam signature emailmu adalah:
- Nama
- Posisi
- Detail perusahaanmu (nama, alamat, website, no telp, dsb.)
Format Standar Dari Sebuah Email Formal Dalam Bahasa Inggris
Umumnya, sebuah email terdiri dari 3 bagian berikut:
- Pengantar
- Teks Utama
- Penutup
Pengantar
Caramu menuliskan pengantar email akan bergantung kepada hubunganmu dengan orang yang menerima email, namun semua email harus diawali dengan salam pembuka. Dalam sebuah email resmi, salam pembuka yang paling cocok untuk mengawali email adalah:
- Dear Mr/Mrs/Ms (nama belakang si penerima, e.g. Mr Widjojo)
- Dear Sir/Madam (jika kamu tidak mengetahui nama penerima) atau bisa juga ‘To whom it may concern’
Selanjutnya, kamu perlu menuliskan kalimat pembuka yang menjelaskan maksud dan tujuan dari email tersebut. Kalimat ini harus konsisten dengan subyek email. Kamu dapat memperkenalkan dirimu secara singkat seperti misalnya “Hi, my name is…..”. Hindari kalimat yang panjang karena akan membuat orang malas membacanya kemudian lanjutkan kalimatmu dengan:
- I am writing with regard to… (subyek email)
- I am writing in connection with… (subyek email)
- I am writing in reference to…
Jika kamu menulis email untuk mengirimkan sebuah informasi, kamu dapat mengawalinya dengan kalimat berikut:
- I am writing to let you know…
- I am delighted to tell you… (jika kamu menyampaikan kabar baik)
- I regret to inform you that… (jika kamu menyampaikan kabar buruk)
Jika kamu hendak membalas email yang telah kamu terima sebelumnya, kamu dapat mengatakan:
- I am writing in response to…
- I am writing in reply to…
- I am writing to thank you for… (jika kamu ingin berterima kasih pada penerima email)
Teks Utama
Untuk bagian ini, tidak ada formula yang pasti karena isi dari teks utama akan bervariasi tergantung dari apa yang hendak kamu komunikasikan kepada si penerima. Beberapa aturan dasar untuk ini adalah teksnya sebaiknya dibagi ke dalam paragraf pendek-pendek dan hindari kata singkatan atau akronim, yang sebaiknya hanya digunakan untuk email yang bersifat tidak resmi saja.
Berdasarkan pesan yang hendak kamu kirimkan, ada beberapa kalimat yang dapat kamu letakkan untuk mengakhiri teks utama sekaligus email ini, seperti misalnya:
- I look forward to hearing from you soon
- Thank you in advance
- For further information, please do not hesitate to contact me
- Please let me know if you have any questions
- Thanks for your attention
Penutup
Kata penutup yang umum digunakan dalam email adalah sebagai berikut:
- Best regards
- Kind regards
- Yours faithfully (jika kamu mengawali email dengan ‘Dear Sir/Madam’ karena kamu tidak mengetahui nama penerima)
- Yours sincerely (jika kamu mengawali email dengan ‘Dear Mr/Mrs/Ms + nama belakang)
- Regards
Contoh Email Resmi Dalam Bahasa Inggris
Setelah mengetahui semua hal di atas, mari kita mempelajarinya lebih lanjut melalui contoh-contoh berikut.
Contoh 1: Delay with the delivery of an order
Subject: Delivery delay
Dear Mr Pascal,
We regret to inform you that we will not be able to respect the deadline previously agreed for the delivery of your order. Our supplier has warned us today that they are experiencing supply problems, which will result in a delay in our production chain. We count on your understanding and thank you for your patience.
Please accept our apologies.
Best regards,
…
Contoh 2: Replying to a job advertisement
Subject: Web Content Editor position
Dear Sir/Madam,
With reference to your job ad in xxx, I would like to submit my application for the position of Web Content Editor in your company.
I graduated in Communication Sciences at the University of xxx and worked for several years in a Digital Agency as a Content Specialist. I believe my skills and experience are in line with the requirements for the job position. I will be glad to introduce myself in an interview, that will allow you to better evaluate my possible recruitment.
Please find attached a copy of my resume. I look forward to hearing from you.
Yours faithfully,
…
Contoh 3: Sending a product catalogue
Subject: New product catalogue
Dear Ms.Chapman,
Following your request, we have recently sent you our new catalogue. We are convinced that it will enable you to see the quality of our products. Our local agent will contact you soon to arrange a meeting on a day and time that suits you in order to discuss in detail how our products can be of benefit to your company’s needs.
For further information, please do not hesitate to contact us.
Yours sincerely,
…
Jika kamu membutuhkan bantuan lebih lanjut dalam meningkatkan kemampuan berbahasa Inggrismu menjadi lebih baik lagi, Course Finder kami akan membantumu mencari solusi yang tepat.
